Archivi per la categoria ‘Strumenti gratuiti’
Seguire il progresso
EnglishStavo pensando all’articolo di Rosalyn “Choosing the Right Tools” quando mi è caduto l’occhio sul mio vecchio Palm. Negli ultimi 5 anni è stato il mio fedele assistente, con il suo calendario, la sua agenda telefonica e la possibilità di prendere note vocali e appunti. E’ anche capace di collegarsi al mio telefono e al Tomtom via Bluetooth. Lo tenevo nel taschino della mia camicia ogni giorno!
Ma dall’anno scorso giace nella sua culla, caricando perpetuamente le batterie, e uscendo solo per guidarmi durante le vacanze estive. Perché? Perché il progresso ha cambiato il mio modo di lavorare. Ora mi collego direttamente ai pc dei miei clienti senza muovermi dall’ufficio. Posso parlare con loro guardandoli negli occhi stando comodamente seduto alla mia scrivania. E in quelle rare occasioni che mi devo muovere, posso gestire i miei appuntamenti semplicemente collegandomi ad Internet (tutti i miei clienti hanno un collegamento ADSL).
Quindi, la morale è: scegliete ed utilizzate il prodotto giusto al momento giusto. Ma non fermatevi lì: strumenti che funzionavano alla grande possono venire rimpiazzati da altri più efficienti mano a mano che il progresso tecnologico avanza.
Non smettete di fare ciò a cui siete abituati — ma continuate a cercare cose nuove e più efficaci e, sicuramente, troverete qualcosa.
L’Automazione e l’Ufficio Virtuale
Una volta, volendo avviare un’attività economica, era necessario avere a libro paga un ragionevole numero di impiegati per gestire un ampio ventaglio di attività, dalla fatturazione alla corrispondenza, alle comunicazioni e tutto quello che stava nel mezzo. Bisognava considerare parecchia ridondanza e amministrazione. E tutto questo si mangiava i profitti.
Internet e i software relativi hanno cambiato il modo odierno di fare business. Per fatturare milioni di dollari non è più necessario avere organizzazioni complesse e ne conosco parecchie che lavorano molto efficientemente e guadagnano piuttosto bene addirittura senza avere un ufficio fisico — il personale è dislocato in giro per il mondo. Il loro segreto? Usano Internet in maniera molto efficace.
Intendo dire che utilizzano strumenti di comunicazione come il VOIP, condividono file e dati, tengono meeting interni usando il cyberspazio, preparano ed editano report, mailing e, in generale, lavorano come un team pur essendo ubicati in continenti diversi. La loro posizione fisica è diventata irrilevante. Concludere il lavoro è quel che importa.
Questi uffici virtuali non solo lavorano molto efficientemente, ma in molte occasioni questa impostazione riduce i costi. Usando i giusti software disponibili su Internet può salvare un sostanzioso ammontare di tempo — pensate solo alle email — e molti di questi tool sono gratuiti o molto economici.
Un ufficio virtuale aiuta molto nel contesto della flessibilità. Avete a disposizione un insieme molto più ampio di talenti tra cui scegliere e non siete legati ad un impiegato o a pagargli i benefit. Essi [gli impiegati virtuali] possono lavorare da casa e tuttavia interfacciarsi con il resto del gruppo
Scegliere gli strumenti adatti
Il primo passo per scegliere gli strumenti adatti per gestire la vostra attività è determinare i vostri obiettivi e come volete raggiungerli. Esistono molti prodotti nuovi sul mercato e può essere difficile trovare il migliore per le vostre particolari necessità e il vostro budget, senza impegnarsi in una ricerca approfondita.
La seconda considerazione è prodotti gratuiti contro prodotti a pagamento. Molti dei migliori strumenti software sono stati creati come prodotti gratuiti o open source, per cui non c’è bisogno di spendere denaro per qualcosa che fa le stesse cose gratuitamente. Analizzando le vostre necessità aziendali, saprete quali caratteristiche sono cruciali ed irrinunciabili e di quali potete fare a meno. Se avete un budget particolarmente limitato, è importante distinguere tra necessità e desideri.
Poi c’è i problema di come lo strumento verrà utilizzato. Questo può portare alla scelta di un prodotto rispetto ad un altro. E alcuni strumenti possono offrire più applicazioni, che li fanno diventare più appetibili. Pensate a Skype, per esempio — un sistema VOIP (Voice Over Internet Protocol) che permette non solo la comunicazione vocale ma comprende anche audioconferenze, instant messaging via chat, la possibilità di registrare le chiamate, comunicazione video ecc.
Usare gli strumenti adatti salva tempo e fatica. E’ il modo migliore per aumentare la produttività velocemente e facilmente e rende inutile assumere altro personale. Usateli per fare di più con meno risorse.
