English

Avendo un piano globale, potete puntare ad obiettivi precisi e preparare strategie su come trascorrere il tempo nei modi più efficaci. Pensate in grande – considerate cosa volete fare della vostra vita e cosa è importante raggiungere. Stabilite quali sono le persone e le relazioni importanti. Poi segnatevi questi obiettivi su un foglio di carta o sul computer. Preparate un breve riassunto della vostra vita, suddiviso nei particolari segmenti.

Questo è un modo semplice per tracciare la rotta verso una chiara direzione. Scrivendo i vostri obiettivi in termini specifici e positivi rinforzerete questi obiettivi e li renderete più facili da trattare da parte della vostra mente. Siate sia dettagliati che pratici, usando più sensi che potete per sentire l’esperienza. La visualizzazione è particolarmente importante.

Siate certi che ognuno dei vostri obiettivi sia sincronizzato con gli altri, in modo che non ci siano conflitti. Assegnate un po’ di tempo a ciascuno di essi. Siate flessibili e realistici. Quando le attività sono completate e gli obiettivi raggiunti, le particolari attività possono richiedere delle modifiche al fine di rimanere nel percorso prefissato.

Scrivere il piano d’azione rende più probabile che nessuno dei suoi aspetti più significativi venga dimenticato o sopravvalutato. Creare liste giornaliere, settimanali o mensili delle attività più critiche aiuta a concentrare l’attenzione sulle cose importanti e assegnar loro delle priorità, in modo che vengano svolte. Determinate cosa è critico, cosa può aspettare e cosa può essere delegato. Cominciate con questo fine in mente e aggiustate quando necessario.

Lasciate sempre del tempo per voi stessi. Questo include tempo per rivedere o riconsiderare il piano generale. Inoltre, ogni giorno avete bisogno di “tempo libero” per rilassarvi e riprendervi dalle fatiche del giorno. Senza questo, ci sentiamo schiacciati e stressati – e incapaci di lavorare.

English

Prima o poi, tutti subiamo la pressione del tempo che ci manca. Un progetto è in scadenza, un attività deve essere completata, c’è un meeting a cui dobbiamo partecipare, e la giornata è appena cominciata. C’è sempre la tentazione di di decidere semplicemente di prendere di petto la situazione — pronti, mirare, fuoco!

Ma “perdendo” qualche minuto pianificando ciò che è necessario fare, le attività non solo andranno avanti più speditamente, ma anche in maniera più efficace. Passate un po’ di tempo a fine giornata  a stabilire cosa dovrete fare il giorno dopo. Visualizzate le attività e i risultati attesi.

In un recente articolo, Lee Phillips discute circa il valore della pianificazione. Si focalizza sulla pianificazione e sull’essere preparati per gli eventi futuri. Pensando in questo modo, potete realizzare di più in un limitato intervallo di tempo — e sentirvi a vostro agio sapendo che il lavoro non avrà bisogno di essere riparato perché non era stato fatto bene la prima volta.

Mentre è importante agire, è pure importante agire correttamente. Fate una lista o un grafico per tracciare i vostri progressi e state concentrati sul risultato finale.  Pianificare è sempre un buon uso del tempo.

English

Una volta, volendo avviare un’attività economica, era necessario avere a libro paga un ragionevole numero di impiegati per gestire un ampio ventaglio di attività, dalla fatturazione alla corrispondenza, alle comunicazioni e tutto quello che stava nel mezzo. Bisognava considerare parecchia ridondanza e amministrazione. E tutto questo si mangiava i profitti.

Internet e i software relativi hanno cambiato il modo odierno di fare business. Per fatturare milioni di dollari non è più necessario avere organizzazioni complesse e ne conosco parecchie che lavorano molto efficientemente e guadagnano piuttosto bene addirittura senza avere un ufficio fisico — il personale è dislocato in giro per il mondo. Il loro segreto? Usano Internet in maniera molto efficace.

Intendo dire che utilizzano strumenti di comunicazione come il VOIP, condividono file e dati, tengono meeting interni usando il cyberspazio, preparano ed editano report, mailing e, in generale, lavorano come un team pur essendo ubicati in continenti diversi. La loro posizione fisica è diventata irrilevante. Concludere il lavoro è quel che importa.

Questi uffici virtuali non solo lavorano molto efficientemente, ma in molte occasioni questa impostazione riduce i costi. Usando i giusti software disponibili su Internet può salvare un sostanzioso ammontare di tempo — pensate solo alle email — e molti di questi tool sono gratuiti o molto economici.

Un ufficio virtuale aiuta molto nel contesto della flessibilità. Avete a disposizione un insieme molto più ampio di talenti tra cui scegliere e non siete legati ad un impiegato o a pagargli i benefit. Essi [gli impiegati virtuali] possono lavorare da casa e tuttavia interfacciarsi con il resto del gruppo

English

Automatizzare la vostra attività è l’ultimo sistema per diventare liberi. Usando prodotti che vi fanno risparmiare tempo e fatica, vi troverete liberi di occuparvi di altre attività che richiedono la vostra attenzione. In particolare, se avete un piccolo ufficio — anche se siete solo voi — automatizzare le attività, se praticabile, è una cosa molto saggia.

Molte delle cose che devono essere fatte durante la routine quotidiana sono semplicemente questo — routine. Un esempio perfetto è spedire email. Questa può essere un’attività bestiale che porta via un sacco di tempo, specialmente se spedite ad un gran numero di destinatari con cadenza regolare. Ecco dove entra in gioco l’autoresponder. Questo semplice strumento non solo spedisce il vostro messaggio (o serie di messaggi) su richiesta, ma a seconda del prodotto che scegliete, avrete anche delle statistiche ed un sacco di benefici collegati.

Usare un autoresponder non è solo più economico che spedire le email manualmente, ma diminuisce anceh la possibilità di errori. E meno errori (specialmente con le email, dove non vorrete essere accusati di spam — legge della privacy docet) significano una campagna email più efficace.

Questo è solo un esempio di quanto possa essere intelligente automatizzare alcune funzioni all’interno della vostra attività economica. Ne parleremo ancora in altri post, quindi state in allerta!