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L’Automazione e l’Ufficio Virtuale
EnglishUna volta, volendo avviare un’attività economica, era necessario avere a libro paga un ragionevole numero di impiegati per gestire un ampio ventaglio di attività, dalla fatturazione alla corrispondenza, alle comunicazioni e tutto quello che stava nel mezzo. Bisognava considerare parecchia ridondanza e amministrazione. E tutto questo si mangiava i profitti.
Internet e i software relativi hanno cambiato il modo odierno di fare business. Per fatturare milioni di dollari non è più necessario avere organizzazioni complesse e ne conosco parecchie che lavorano molto efficientemente e guadagnano piuttosto bene addirittura senza avere un ufficio fisico — il personale è dislocato in giro per il mondo. Il loro segreto? Usano Internet in maniera molto efficace.
Intendo dire che utilizzano strumenti di comunicazione come il VOIP, condividono file e dati, tengono meeting interni usando il cyberspazio, preparano ed editano report, mailing e, in generale, lavorano come un team pur essendo ubicati in continenti diversi. La loro posizione fisica è diventata irrilevante. Concludere il lavoro è quel che importa.
Questi uffici virtuali non solo lavorano molto efficientemente, ma in molte occasioni questa impostazione riduce i costi. Usando i giusti software disponibili su Internet può salvare un sostanzioso ammontare di tempo — pensate solo alle email — e molti di questi tool sono gratuiti o molto economici.
Un ufficio virtuale aiuta molto nel contesto della flessibilità. Avete a disposizione un insieme molto più ampio di talenti tra cui scegliere e non siete legati ad un impiegato o a pagargli i benefit. Essi [gli impiegati virtuali] possono lavorare da casa e tuttavia interfacciarsi con il resto del gruppo
Tenere d’Occhio l’Obiettivo
Il lavoro efficiente e l’uso saggio del tempo inizia rimanendo ben focalizzati su un obiettivo. Alcuni studi hanno dimostrato che ci vogliono venti minuti per riprendere un lavoro, dopo che lo si è interrotto. Ecco perché è così importante strutturare la giornata per escludere, per quanto possibile, le interruzioni.
Ogni giorno siamo sommersi di occasioni per “uscire dal seminato”, a cominciare dalle email.Nessuno negherà che l’email è un modo meraviglioso di comunicare, ma si mangia il nostro tempo e, facilmente, ci fa perdere all’interno di un’attività che probabilmente non è nella lista delle cose prioritarie. Riservando un tempo limitato, magari al mattino e poi alla sera, per consultare e rispondere alle email, vi liberate un sacco di tempo per lavorare sulle cose importanti che fanno girare la vostra attività, come ad esempio le strategie di marketing.
E’ più facile gestire il tempo quando si sviluppa l’abitudine di pianificare le attività giornaliere. la sera è un buon orario per rivedere cosa si è fatto durante il giorno e assegnare le priorità per il giorno successivo. Spesso potrete pianificare una settimana intera, con un controllo dei progressi fatti. Ricordate la regola 80/20 — e concentratevi a completare il 20% delle attività che producono l’80% dei guadagni.
Utilizzare Strumenti Automatici
Automatizzare la vostra attività è l’ultimo sistema per diventare liberi. Usando prodotti che vi fanno risparmiare tempo e fatica, vi troverete liberi di occuparvi di altre attività che richiedono la vostra attenzione. In particolare, se avete un piccolo ufficio — anche se siete solo voi — automatizzare le attività, se praticabile, è una cosa molto saggia.
Molte delle cose che devono essere fatte durante la routine quotidiana sono semplicemente questo — routine. Un esempio perfetto è spedire email. Questa può essere un’attività bestiale che porta via un sacco di tempo, specialmente se spedite ad un gran numero di destinatari con cadenza regolare. Ecco dove entra in gioco l’autoresponder. Questo semplice strumento non solo spedisce il vostro messaggio (o serie di messaggi) su richiesta, ma a seconda del prodotto che scegliete, avrete anche delle statistiche ed un sacco di benefici collegati.
Usare un autoresponder non è solo più economico che spedire le email manualmente, ma diminuisce anceh la possibilità di errori. E meno errori (specialmente con le email, dove non vorrete essere accusati di spam — legge della privacy docet) significano una campagna email più efficace.
Questo è solo un esempio di quanto possa essere intelligente automatizzare alcune funzioni all’interno della vostra attività economica. Ne parleremo ancora in altri post, quindi state in allerta!
