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Tenete una lista delle vostre attività e annotate ogni variazione delle priorità. Scrivere dei promemoria di cosa è previsto per la giornata rende più facile determinare su cosa dovete lavorare in ogni momento. Inoltre, saprete anche cosa delegare ad altri, cosa posporre o anche cosa lasciar perdere.

Vedere qualcosa di scritto ci pone in una situazione differente rispetto al solo pensare — diventa un problema concreto da risolvere. La questione entra anche, di diritto, nella lista delle priorità.

Se non si fa così, non c’è un modo efficiente di organizzare le attività. Spesso le cose vengono affrontate in maniera arbitraria, senza considerare qual’è la più critica. E molti di noi tendono ad accantonare le difficoltà o le attività sgradevoli senza considerare attentamente gli effetti collaterali.

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Avendo un piano globale, potete puntare ad obiettivi precisi e preparare strategie su come trascorrere il tempo nei modi più efficaci. Pensate in grande – considerate cosa volete fare della vostra vita e cosa è importante raggiungere. Stabilite quali sono le persone e le relazioni importanti. Poi segnatevi questi obiettivi su un foglio di carta o sul computer. Preparate un breve riassunto della vostra vita, suddiviso nei particolari segmenti.

Questo è un modo semplice per tracciare la rotta verso una chiara direzione. Scrivendo i vostri obiettivi in termini specifici e positivi rinforzerete questi obiettivi e li renderete più facili da trattare da parte della vostra mente. Siate sia dettagliati che pratici, usando più sensi che potete per sentire l’esperienza. La visualizzazione è particolarmente importante.

Siate certi che ognuno dei vostri obiettivi sia sincronizzato con gli altri, in modo che non ci siano conflitti. Assegnate un po’ di tempo a ciascuno di essi. Siate flessibili e realistici. Quando le attività sono completate e gli obiettivi raggiunti, le particolari attività possono richiedere delle modifiche al fine di rimanere nel percorso prefissato.

Scrivere il piano d’azione rende più probabile che nessuno dei suoi aspetti più significativi venga dimenticato o sopravvalutato. Creare liste giornaliere, settimanali o mensili delle attività più critiche aiuta a concentrare l’attenzione sulle cose importanti e assegnar loro delle priorità, in modo che vengano svolte. Determinate cosa è critico, cosa può aspettare e cosa può essere delegato. Cominciate con questo fine in mente e aggiustate quando necessario.

Lasciate sempre del tempo per voi stessi. Questo include tempo per rivedere o riconsiderare il piano generale. Inoltre, ogni giorno avete bisogno di “tempo libero” per rilassarvi e riprendervi dalle fatiche del giorno. Senza questo, ci sentiamo schiacciati e stressati – e incapaci di lavorare.

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Gli studi dimostrano che il multi-tasking non è un modo efficace ed efficiente per risparmiare tempo. E’ meglio concentrarsi su una sola attività e lavorare su quella finché non si è finito. Cercando di fare più cose contemporaneamente, non siamo in grado di focalizzarci adeguatamente su di esse.

Il passo rapido della vita moderna rende il multi-tasking un’opzione attraente. E’ semplice parlare al telefono mentre si prepara un documento o si usa l’home banking – avete afferrato il punto. Tutti abbiamo un sacco di cose da fare e la tentazione di massimizzare il nostro tempo disponibile, combinando le attività, è molto forte. Ma non è il modo migliore per farlo.

Focalizzandosi sull’attività più importante e terminandola facendo tutto ciò che è necessario prima di passare ad altro, la nostra mente si concentra su come fare un buon lavoro in quella particolare attività. Può essere affrontata e completata, così possiamo essere liberi di spostare l’attenzione su qualcos’altro. Un vantaggio ulteriore è che la qualità di ciò che state facendo sarà migliore, avendovi posto più attenzione.

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Stavo pensando all’articolo di Rosalyn “Choosing the Right Tools” quando mi è caduto l’occhio sul mio vecchio Palm. Negli ultimi 5 anni è stato il mio fedele assistente, con il suo calendario, la sua agenda telefonica e la possibilità di prendere note vocali e appunti. E’ anche capace di collegarsi al mio telefono e al Tomtom via Bluetooth. Lo tenevo nel taschino della mia camicia ogni giorno!

Ma dall’anno scorso giace nella sua culla, caricando perpetuamente le batterie, e uscendo solo per guidarmi durante le vacanze estive. Perché? Perché il progresso ha cambiato il mio modo di lavorare. Ora mi collego direttamente ai pc dei miei clienti senza muovermi dall’ufficio. Posso parlare con loro guardandoli negli occhi stando comodamente seduto alla mia scrivania. E in quelle rare occasioni che mi devo muovere, posso gestire i miei appuntamenti semplicemente collegandomi ad Internet (tutti i miei clienti hanno un collegamento ADSL).

Quindi, la morale è: scegliete ed utilizzate il prodotto giusto al momento giusto. Ma non fermatevi lì: strumenti che funzionavano alla grande possono venire rimpiazzati da altri più efficienti mano a mano che il progresso tecnologico avanza.

Non smettete di fare ciò a cui siete abituati — ma continuate a cercare cose nuove e più efficaci e, sicuramente, troverete qualcosa.